Como escrever e-mail em inglês: guia com exemplos práticos

Estrutura básica de um e-mail em inglês

Bom, a estrutura de um e-mail em inglês é parecida com a de um e-mail em português. Ou seja, não há mistério algum e você não precisa ficar inseguro na hora de enviar a mensagem. Mas existem algumas diferenças, principalmente em relação às expressões típicas e no nível de formalidade, que pode variar conforme o contexto.

De modo geral, um e-mail em inglês deve conter:

• Subject (Assunto): claro e direto. Exemplo: Meeting reschedule for Thursday (Remarcação de reunião para quinta-feira).
• Greeting (Saudação): depende do grau de formalidade. Exemplo: Dear Mr. Smith (formal) ou Hi John (informal).
• Opening line (Introdução): uma breve frase de abertura, que contextualiza o motivo do e-mail. Exemplo: I hope this email finds you well. (Espero que esteja bem.).
• Body (Corpo do e-mail): a parte principal, com a mensagem em si. Deve ser objetiva e dividida em parágrafos curtos.
• Closing line (Encerramento): uma frase educada para finalizar o contato. Exemplo: Thank you for your time and attention (Obrigado por seu tempo e atenção).
• Signature (Assinatura): inclui seu nome, cargo e, se for o caso, informações de contato.

Essa estrutura é válida tanto para e-mails formais quanto informais. O que muda é o tom e as expressões utilizadas.

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Saudações e formas de iniciar o e-mail

A forma de cumprimentar e iniciar um e-mail em inglês depende muito da relação com o destinatário e do contexto da comunicação. Nesse sentido, temos os e-mails formais e informais. E claro, você não pode ignorar isso…

– E-mails formais

Usados para situações profissionais, acadêmicas ou de negócios.

• Dear Sir/Madam,: quando você não sabe o nome da pessoa.
• Dear Mr. Johnson / Dear Ms. Brown,: quando conhece o nome e quer manter a formalidade.
• To whom it may concern,: quando o e-mail é genérico ou destinado a qualquer responsável.

Frases comuns para iniciar:

• I hope this message finds you well. (Espero que esteja bem.)
• I am writing to inform you that… (Estou escrevendo para informar que…)
• I would like to request… (Gostaria de solicitar…)
• Following up on our previous conversation… (Retomando nossa última conversa…)

– E-mails informais

Mais usados entre colegas, amigos ou em ambientes de trabalho descontraídos.

• Hi John,
• Hello Sarah,
• Hey Mike,* (muito mais informal, usado apenas com pessoas próximas)

– Frases de abertura comuns

• How are you? (Como você está?)
• It was great talking to you yesterday. (Foi ótimo conversar com você ontem.)
• I just wanted to check in about… (Eu gostaria de saber a respeito de….)
• Hope you’re having a great week! (Espero que você esteja tendo uma ótima semana.)

Então, a chave está em adaptar o tom ao nível de proximidade com o destinatário. Além de aprender a escrever e-mail em inglês, é muito importante saber outros aspectos da língua a nível corporativo, como, por exemplo, como falar reunião em inglês.

Formas de encerrar o e-mail com educação

Assim como o início, o encerramento de um e-mail deve transmitir cortesia. Ele pode reforçar gratidão, disponibilidade ou apenas fechar a mensagem de forma simpática.

Encerramentos formais

• Kind regards, (Meus cumprimentos.)
• Best regards, (saudações)
• Yours sincerely, (quando você sabe o nome do destinatário)
• Yours faithfully, (quando não sabe o nome)
• Sincerely, (Atenciosamente)
• Thank you for your attention. (Obrigado pela atenção.)

Exemplo de frase de fechamento:

• Please let me know if you need any further information. (Por favor avise se precisar de mais informações.)
• I look forward to your reply. (Aguardo a sua resposta.)
• Thank you for your time and consideration. (Obrigado por seu tempo e pela consideração.)

Encerramentos informais

• Best,
• Cheers,
• Take care,
• Talk soon,
• See you later,

Exemplos de frase final:

• Let’s catch up soon!
• Thanks a lot for your help!
• Looking forward to hearing from you!

Mas o importante é que o encerramento combine com o tom do e-mail e soe natural para a situação. Talvez seja necessário inserir alguma data na mensagem. Nesse caso, veja como escrever a data em inglês.